LAS 5 W DE LOS EVENTOS CORPORATIVOS
Las 5 “W” son una técnica que nos ayuda a transmitir información de forma fácil y sencilla. Se trata de responder a 5 preguntas que en inglés contienen la letra “W” (what, when, where, who y how) qué, cuándo, dónde, quién y cómo.
Y con ellas intentaremos explicar de forma breve qué son los eventos corporativos.
Qué son (What)
Los eventos corporativos son aquellos en los que se reúnen personas relacionadas con una empresa, marca u organización para conseguir unos objetivos determinados. Este tipo de celebraciones son una herramienta estratégica fundamental de comunicación.
Pueden ser conferencias, seminarios, congresos, convenciones, ferias, reuniones, galas, workshops.
Para saber qué tipo de evento corporativo organizar, es necesario definir primero los objetivos a conseguir con el mismo.
Cuándo es la mejor época para celebrarlos (When)
Ésto dependerá de muchos factores: el tipo de evento que queremos hacer, la ubicación, la duración del mismo, la estación del año…
Por ejemplo, no tendría mucho sentido organizar un evento en una terraza al aire libre en los meses más fríos.
Consideramos de gran importancia la época del año en la que se celebre, ya que a parte del clima, las tarifas pueden variar dependiendo de la temporada en la que se celebren.
Por ejemplo, si queremos reservar además de la sala donde se realizará el evento, habitaciones de hotel para los asistentes, siempre se conseguirá un mejor precio, cuando la ocupación del hotel sea más baja (evitando los meses de temporada alta o fines de semana)
También es importante que no coincidan con fechas de vacaciones o con otros eventos del sector con mucha importancia para evitar la competencia directa.
Se suele recomendar que no se celebren en fin de semana, para que los empleados no vean el evento como un sustitutivo de su tiempo libre, si no como parte de su jornada laboral, aunque muchas veces no se puede dar esta condición.
Dónde celebrar los eventos (Where)
Esta pregunta es muy importante, ya que el destino del evento tiene que tener ciertas características.
Mucha gente busca que el destino sea interesante, para que los asistentes puedan aprovechar el tiempo libre, o incluso utilizar las peculiaridades del destino para hacer actividades en el mismo.
El clima es otro punto importante, ya que nos permitirá tener más opciones al contar con la posibilidad de usar el exterior como parte del evento.
El destino debe de estar bien conectado, para que todo el mundo pueda acceder fácilmente a él. Si llegar al lugar donde se celebra el evento es un inconveniente, mucha gente optará por no asistir.
El lugar debe de ofrecer opciones de alojamiento y manutención para los asistentes.
Además, la localización también se elegirá dependiendo de las propias características del evento: el número de asistentes, la necesidad de los espacios, el número de actividades simultáneas que se quieran hacer, etc.
Pueden ser hoteles, donde se ocupen una o más salas, restaurantes, palacios de congresos, azoteas, terrazas…
Quién asiste (Who)
La asistencia a estos eventos vendrá marcada por el tipo de evento que se organice y el objetivo final que se tenga con el mismo.
Pueden ser clientes internos, es decir, empleados de dicha empresa con el objetivo de que estos conozcan bien a la empresa y afiancen su relación con ella. Normalmente después de estos eventos, los trabajadores se sienten más motivados y se fideliza su relación con la empresa, lo que suele traducirse en un aumento de la productividad. El objetivo es motivar a los trabajadores, hacerlos sentir partícipes de la organización e involucrados con la causa.
También se celebran eventos corporativos en los que participan clientes existentes o futuros clientes, con el objetivo de retener y mejorar las relaciones con los primeros y captar a los segundos.
Proveedores para conseguir mejoras de condiciones o afianzar la relación.
Profesionales de un mismo sector, con el objetivo de conocer las tendencias globales y fomentar relaciones entre ellos.
Coaches, oradores o inminencias del sector para dar charlas con la intención de motivar.
Pero como comentamos al principio, los invitados serán los que queramos dependiendo del objetivo con el que se realiza el evento
Cómo se organizan (hoW)
En líneas muy generales y muy por encima, os contaremos cómo se organiza un evento corporativo.
- 1. Como ya hemos dicho un par de veces, lo primero es definir el objetivo que queremos conseguir con el evento.
2. Después debemos de hacer una lista con todo lo que queremos incluir en él, charlas, actividades, coffee breaks…
3. Elaborar un presupuesto real y contar con un margen de error para posibles imprevistos.
4. Escoger una fecha.
5. Escoger un lugar que ofrezca todo lo que hemos planteado en nuestra lista que esté disponible en la fecha elegida.
6. Crear un cronograma o línea de tiempo de todo el evento, contando con todo lo que se va a realizar, cuándo, y quién se encarga de qué.
7. Realizar una potente estrategia de comunicación y difusión del evento.
8. Contar con un equipo bien organizado a la hora de realizar el evento y que cada uno sepa qué funciones tienen que realizar para que todo ocurra como se había planteado. Es elemental que la comunicación entre todo el equipo sea clara y que todos estén en la misma línea.
9. Hacer un estudio del evento una vez realizado para sacar conclusiones y mejoras.
Y de esta forma (muy a grandes rasgos) explicamos un poco qué son los eventos corporativos, dónde se pueden celebrar, cuándo es mejor realizarlos, a quién van dirigidos y cómo se pueden realizar.
En La Chica de Eventos tenemos experiencia organizando todo tipo de eventos corporativos. Congresos, convenciones, ferias, exposiciones, eventos deportivos, seminarios y un largo etc. Si tienes cualquier duda sobre cómo realizar tu evento corporativo o si quieres que nos encarguemos de ello haciendo que el evento de tu empresa sea algo FÁCIL, contacta con nosotros a través del FORMULARIO DE CONTACTO